什么是員工監控軟件?

員工監控軟件是一種企業使用監控員工上網行為的軟件,這并不是為了竊取用戶隱私,而是因為這類軟件可幫助企業預防和監測可能造成嚴重損失的數據泄露,提高員工敬業度并優化工作效率、生產力。通過使用員工監控軟件,企業可以降低內部風險,防范內部威脅,提升工作收益。可以通過分析監控數據,以查找趨勢、模式和相關性,以深入了解業務流程以及如何改進它。

員工監控軟件可以使公司能夠全面了解員工在辦公室內或者外出完成工作的情況。各種數據匯總成報表,包括哪些應用程序使用最多,在和工作無關的任務上花費的時間,以及每個員工一天中什么時間段最有效率,員工的行為是否存在數據泄密等違規風險。

您可以想象,在這些數據的幫助下,您可以如何改變業務流程使之更加精進,防范內部威脅。以及可以用它來排查,為什么這個銷售團隊比另一個業績更好。您也可以找出一個團隊一天中工作效率最佳的一段時間,然后將重要的任務分配給您的團隊。

閱讀本指南后,您將能夠確定監控是否適合您的團隊,選擇哪個系統以及如何在您的企業中實施。

1.員工監控的類型

2.員工監控軟件的優勢

3.員工監控軟件的弊端

4.這是合法的嗎?

5.它適合我嗎?

6.像我這樣的企業是否可以通過員工監控軟件實現目標?

7.如何為您選擇合適的員工監控軟件?

1.員工監控的類型

技術變革和時代發展為監控員工創造了多種方式,以及衍生了不同的目的。退回20年前,很多企業監控員工的目的在于提升工作效率,方法無外乎領導偶爾走動巡視。時至今日,監控員工的手段也多種多樣,同時隨著更加開放包容的工作環境,目的逐漸演變為防范數據泄漏等職場道德威脅。以及隨著互聯網的發展,員工監控類型也多種多樣。根據功能需求,我們大致可以分為以下幾類:

互聯網和電子郵件

沒有互聯網的工作就像在交通高峰期間開車一樣。你最終可能會完成你想要做的事情,但它會充滿停頓,減速,并且比你平常需要兩到三倍的時間。我們知道互聯網對生產力至關重要,前提得適當、高效利用。互聯網活動跟蹤程序可以捕獲URL,標題欄和在網站上花費的時間。我們的想法是發現員工如何使用互聯網,看看是否有任何方法可以改善團隊的使用。

許多公司都使用電子郵件對內或者對外進行溝通。電子郵件往往會被當作法律依據文件,并將在法庭上作為合法證據。事實上,在2006年,24%的企業通過法院傳喚公司電子郵件。電子政策研究所執行監控員工電子郵件的公司可以降低泄密風險。

即時通訊

即時通訊類軟件是互聯網誕生之初就被廣泛使用的一類軟件。縱然電子郵件現在仍然被很多企業使用,但是不可否認的是,很多場景,即時通訊類軟件可以提供更多的便利性。這類軟件常見的有:QQ、微信、Skype等。同時即時通訊軟件也不僅是人與人直接溝通交流的窗口,同時也是重要的文件傳輸工具。由于其天然的社交屬性,在企業中得不到有效的利用便會存在兩大問題,員工工作期間通過這類軟件溝通和工作無關的事,浪費了資源也降低了工作效率,工作沒有產出;無論是有意還是無意的不規范傳輸文件,都可能造成嚴重的數據、文件泄漏。

電腦活動監控

電腦活動監控的范圍非常廣,比如:電腦運行時間、空閑時間,文件操作記錄,U盤插拔記錄,屏幕監控等。通過對電腦活動監控,管理者可以了解員工使用電腦的具體操作。很多企業進行電腦活動監控也是出于兩點考慮,一方面是電腦資源沒有被有效利用可能造成資源浪費;一方面是員工使用電腦的很多活動可能存在嚴重的數據泄露風險,所以對電腦活動進行監控,也是一個很重要的方向。

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2.員工監控的優勢

我們可以肯定的是,如果適當實施、部署使用員工監控軟件,優點是非常多的,起碼可以給您帶來:

  • 使管理者更加高效管理
  • 打造一個更加敬業的團隊
  • 提供數據透明度
  • 防止數據泄密

有效管理

通過對員工進行監控,收集數據、分析數據將幫助您建立一個更高效的團隊。看到他們在哪里掙扎以及他們在哪里發光,這使您可以更有效地委派任務。將團隊成員的優勢和技能與正確的工作內容相匹配非常重要,使團隊能夠完成最好的工作!

認識到團隊成員的弱點同樣重要。專注于行為指標的員工監控軟件可幫助您確定團隊成員需要額外培訓或指導的位置。您可能會發現它需要花費很長時間來完成一個項目。看看他們是否了解如何使用他們的工具并設置培訓課程。投資于員工的職業發展是提高團隊參與度和幸福感的一種方法。

財務增長

經統計發現,由于工作效率不足,每位員工每年損失20000多人民幣。其實這很好理解,如果對于一個月薪1w的員工來說,每天浪費20%的時間從事和工作無關的事,那么很容易得出這樣的數據。通過員工監控軟件,您可以通過實施活動跟蹤計劃來減少此損失。成功的數據驅動型公司使用指標跟蹤軟件,可以提高生產率,收入,銷售額,員工保留率,幸福感和效率。

此外,使用員工監控軟件收集的數據類型使您可以做出更明智的業務決策。您可能會發現有太多人被分配到一項任務。為什么不通過為其中一些項目分配新項目來更好地利用時間和公司資源?或者,弄清楚哪些軟件(您支付的費用)沒有太多用處。擺脫你沒有受益的東西,不要浪費錢。

保護數據安全,防止數據泄密

數據泄密和網絡安全應該始終是企業關注的問題。黑客超級聰明,他們無時無刻不在研究訪問、竊取數據的新方法。過去幾年可以說是互聯網史上最黑暗的幾年,每年的數據泄密事件層出不窮。當然,這不僅僅體現在外部人員的竊取,在某些國家,某些文化背景下,無底線、無信仰的職場道德問題是背后的重要因素,所以我們必須要意識到,真正的威脅往往不會從外部襲來,往往是從內部發生的。據調查,85%的員工承認,他們離開公司時會隨身攜帶公司的文件和數據。因此,員工監控的效果在于,使管理者能清楚的了解員工在做什么,如果發生了任何違規或者泄密的事件,監控記錄的數據日志將成為法庭上的重要終究。

3.員工監控的弊端以及如何解決這些問題

哇!員工監控軟件有這么多優點,功能可以這么強大。等等,我們在意識到這類軟件可以顯著改善我們的職場環境,提升工作效率,防范數據泄漏的同時,我們也必須直面他的一些弊端。

隱私

相信,在職場環境中,使用監控軟件的目的絕非管理者想窺視用戶隱私。你我都知道,公司的機密數據、工作效率狀況的價值要比個人隱私重要的多。但是如何開誠布公的闡述當前公司內部的監控軟件使用情況,是每個企業都應該思考的問題。

信任

員工監控的一個問題是信任因素。如果他們認為你正在做的事情對他們產生了侵犯,他們會產生憤怒和不滿的感覺并反而增加了管理難度。這對你的來說反而得不償失。根據我們的客戶案例以及以往經驗,我們認為您可以向您的團隊強調監控系統僅用作分析工具。

壓力增加

知道他們的活動被跟蹤,一個人可能會本能地更加努力地工作,減少休息時間并擔心他們的生產力。所有這些都可能導致團隊壓力水平的提高,從而導致士氣和員工工作效率下降這與您想要完成的工作完全相反!

法律問題

圍繞監控員工存在哪些法律問題一直備受關注。其中一個原因是關于什么是允許的和不允許的,有很多不同的法律。我們將在下面的部分中詳細介紹,但是現在,要知道員工監控的合法性完全取決于您實施部署此類產品的位置。

4.員工監控合法嗎?

在隱私保護健全的美國、歐盟等一些國家,如果這臺計算機屬于公司所有,那么法律允許管理人員監控這個計算機上的所有活動,包括通過公司互聯網發送的電子郵件。截至目前,唯一的限制是設計監控員工私人電話。除非該員工知道并統一,否則企業監控員工的個人電話是違法的。對于其他任何活動,如果員工是使用公司擁有的設備,則不需要任何許可統一。在我國,對公共場合的計算機進行監控同樣是合法的,因為這出于網絡安全原因,同樣被寫入了網絡安全保護法。但是我國公安部要求,出售含有監控功能的軟件或硬件產品時,產品必須具備公安部信息安全銷售許可證。所以當您采購此類商品時,為了確保您的數據、信息安全,請優先讓企業出示公安部頒發的信息安全銷售許可證。

5.它適合我嗎?

在您選擇員工監控軟件時,請務必要確認這類軟件是否真的適合自己的企業。為此我們給您準備了一份清單,您可以對比查看是否需要達到以下目的或存在以下問題,以及根據我們的已有客戶案例回訪統計,了解哪些行業更迫切需要使用員工監控軟件。

考慮一下您的業務場景,是否存在以下問題或者需要解決以下問題

1.員工工作效率不明確,無法知道員工工作是否飽和;

2.已知員工工作效率低下,急需提升生產力;

3.員工與企業外部人員溝通內容不明確,可能存在數據、信息泄漏風險;

4.營銷類型企業,員工可能存在飛單風險。

采用行為監控軟件對我有價值嗎?

這個很容易。改善客戶服務的價值是什么?確保數據安全是否重要?提高效率對我有價值嗎?更多的法律保護是否真的必須?將達到目標的價值與潛在軟件的成本進行比較。對于大多數軟件,監控工作中的活動是有意義的。但最終,由權衡利弊取決于你。

像我這樣的企業是否通過員工監控軟件實現目標?

員工監控不是關于監督,而是在于數據安全。在撰寫本文時,收集這些數據的工具是價值2億美元的行業并且正在蓬勃發展。在接下來的幾年里,我們將看到越來越多的公司投資于跟蹤員工活動的軟件和其他信息安全解決方案。保險公司,貿易公司,新型互聯網公司,設計公司,學校和大型跨國公司只是選擇分析行為的團隊的一些例子。甚至餐館也使用一種監控服務員的軟件,跟蹤每個相關活動。各類公司都通過員工監控軟件收集的數據成功改善業務流程。

6.如何選擇最好的員工監控軟件

好的!您已經權衡了利弊,并決定通過活動跟蹤軟件實現您的目標!我們坦率地說,有許多不同類型的員工監控軟件。做出決定可能是壓倒性的!讓它變得更容易一些。

制定清單

在花大量時間購物之前,您可以先制定公司需要的功能清單。您可能需要也可能不需要以下功能:

  • 網站攔截
  • 實時監控屏幕
  • 聊天內容監控后
  • 屏幕截圖和導出
  • USB使用警報
  • 數據防泄漏
  • 互聯網和電子郵件監控
  • 花在活動上的時間
  • 能夠將活動分類為和工作相關的、和工作無關的

此外,主要考慮因素是系統的運行方式。大多數可以分為兩類:一種是硬件設備類型的監控手段,比如常見的上網行為管理設備。這類設備在特定的場合是奏效的,但是對于有監控員工需求的企業來說,這并非一個完美的解決方案。首先這類設備是部署在網絡出口處,一般來講只能實現過濾網絡流量,比如互聯網記錄以及電子郵件記錄,所以應用場景非常窄。起碼無法做到上面清單中的實時屏幕監控,USB使用管控。而另一類就是今天的主角,簡單說是軟件類的員工監控手段,這類軟件一般在系統啟動之初就自動加載,靜默地在后臺運行,無論是監控還是管理粒度都可以做到足夠精細。下面就簡單介紹一款重量級產品:Ping32員工監控軟件。

使用Ping32進行員工監控

Ping32是一種不顯眼的方法,用于跟蹤和衡量員工的工作活動。如果沒有像Ping32這樣的軟件,除非你站在員工背后,否則無法理解工作是如何完成的。

Ping32員工監控軟件易于安裝,安裝部署無需專業工程師,可在幾分鐘內完成。

以下是Ping32員工監控為什么是理想的解決方案的幾個原因:

Ping32 可以實時監控電腦活動。

Ping32 使用無偏見的數據來做出明智的就業和運營決策。

Ping32 查看屏幕截圖和屏幕錄像,為員工的活動提供可視上下文。

Ping32 功能遠不止監控員工這么簡單,自小的投入,最大的收益。